Wet- & Regelgeving

Wat is de Invloed van AVG op het runnen van je B&B?

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is per 25 mei 2018 van kracht. Maar wat moet je doen als B&B-eigenaar om goed voorbereid te zijn op deze AVG? In dit artikel informeren we je wat de invloed van AVG op het runnen van je B&B is.

Invloed van AVG op het runnen van je B&B

De AVG legt meer verantwoordelijkheid bij jou als B&B-eigenaar. De nieuwe regels dwingen je om goed na te denken over hoe je persoonsgegevens verwerkt en beschermt. Je moet kunnen aantonen dat je de juiste maatregelen hebt genomen om de persoonsgegevens te beschermen. Vanaf 25 mei 2018 moet je aan de AVG voldoen en verantwoording afleggen als de Autoriteit Persoonsgegevens daarom vraagt. Alle informatie hierover vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Invloed van AVG op het runnen van je B&B

Wat moet je doen voor de AVG?

De AVG heeft invloed op het runnen van je B&B. Je bent als B&B-eigenaar verplicht om in kaart te hebben welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom je dat doet en hoe lang je ze bewaart. Zorg ervoor dat je:

  • Weet welke persoonsgegevens je verzamelt
  • Informeert over de verwerking van gegevens
  • Niet meer verzamelt dan nodig
  • Een bewaartermijn vaststelt
  • De persoonsgegevens veilig opslaat
  • Weet hoe de gegevens zijn beveiligt
  • Weet wie er bij de gegevens kan
  • Een verwerkersovereenkomst met partners opstelt

Welke Persoonsgegevens verzamel je?

Onderbouw goed waarom je persoonsgegevens verwerkt. Breng in kaart welke persoonsgegevens je precies verwerkt, zodat je weet welke invloed de AVG heeft op het runnen van je B&B. Denk hierbij aan de persoonsgegevens die via je eigen website worden opgeslagen, maar ook persoonsgegevens die je voor andere doeleinden gebruikt; zoals voor nieuwsbrieven of je jaarlijkse nieuwjaarswens naar relaties.

Wat is de Invloed van AVG op het runnen van je B&B?

Informatieplicht

Je bent volgens de AVG verplicht om schriftelijk te informeren over wat je met persoonsgegevens doet. Dit kun je doen via een online Privacyverklaring. Verwerk je persoonsgegevens maar heb je geen online Privacyverklaring, dan moet je ervoor zorgen dat je betrokken personen op een andere manier de vereiste informatie geeft. Je Privacyverklaring moet aan bepaalde eisen voldoen.

Bewaar niet meer gegevens dan nodig

Verwerk of beheer alleen de persoonsgegevens die je nodig hebt voor je doel. Vraag of bewaar niet meer gegevens dan nodig.
Voorbeeld: noteer voor het nachtregister alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het bijhouden van het register. Let op: het maken van kopieën van identiteitsbewijzen of deze innemen, is niet toegestaan.

Stel een Bewaartermijn vast

De AVG stelt dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel van je verwerking.
Voorbeeld:  de gemeente kan je vragen om de gegevens uit het nachtregister aan te leveren voor de aangifte van de toeristenbelasting. Vanwege eventuele controles van de belastingdienst op de toeristenbelasting, is het verplicht deze gegevens 7 jaar te bewaren. De gegevens moet je daarna verwijderen.

Wat is de Invloed van AVG op het runnen van je B&B?

Persoonsgegevens veilig opslaan

Als B&B-eigenaar ben je verantwoordelijk voor het veilig opslaan van persoonsgegevens. Zorg ervoor dat niet iedereen toegang heeft tot deze persoonsgegevens. Vraag je via je eigen website om persoonsgegevens bij het invullen van een contactformulier, dan moet je ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens veilig in de database worden opgeslagen. In het geval van een datalek binnen je systeem heb je een meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Veiligheid en Toegankelijkheid van Gegevens

Je moet aan kunnen tonen welke persoonsgegevens je verwerkt, met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt. Het is verstandig dit proces d.m.v. een ‘register van verwerkingsactiviteiten’ voor jouw B&B in kaart te brengen. Je bepaalt zelf hoe je het register opstelt. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens staat waaraan het register van verwerkingsactiviteiten moet voldoen.

 Wat is de Invloed van AVG op het runnen van je B&B?

Verwerkingsovereenkomst met Partners

Wanneer andere partijen persoonsgegevens voor je verwerken, moet je met deze partijen een ‘verwerkingsovereenkomst’ sluiten. Denk bijvoorbeeld aan de hostingpartij die je website beheert. Met deze overeenkomst sluit je uit dat andere partijen de persoonsgegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Vraag gerust aan partijen waar je mee samenwerkt naar een verwerkingsovereenkomst.

Overeenkomst met Bedandbreakfast.nl

Bedandbreakfast.nl heeft een bijlage toegevoegd over Data-Uitwisseling aan de Algemene Voorwaarden (Bijlage 7). Een B&B-eigenaar gaat bij aanmelding op Bedandbreakfast.nl akkoord met deze Algemene Voorwaarden. Hierdoor heb je als B&B-eigenaar geen aparte verwerkingsovereenkomst meer nodig met Bedandbreakfast.nl.

Meer informatie:

 Deel dit artikel:

Over de auteur

Rianne van de Pas

Rianne van de Pas

Rianne van de Pas is werkzaam als marketing medewerker bij Bedandbreakfast.nl. Door de jaren heen heeft ze al verschillende leuke B&B's bezocht en helpt ze eigenaren met uiteenlopende vragen over het runnen van een Bed & Breakfast. Daarnaast beheert ze het classificatiesysteem van Stichting Bed & Breakfast Nederland.

2 Reacties

  • Beste Rianne,
    Dank voor de gegeven informatie. Een vraag mijnerzijds is of jullie een toepasselijke invultekst zouden kunnen maken voor ons waarbij de verschillende alternatieven per onderdeel op een rijtje staan.
    Zoals de tekst hierboven maar dan iets concreter.
    Vriendelijke groet, mw. J.J. Onstein-Steensma.

    • Beste mevrouw Onstein,

      Helaas is het me niet helemaal duidelijk wat u met de ‘tekst hierboven’ bedoeld? Wij kunnen helaas geen standaard invultekst voor B&B-eigenaren opstellen, omdat we hiervoor niet de juiste juridische kennis in huis hebben. Daarnaast is het natuurlijk erg afhankelijk van welke persoonsgegevens u als B&B-eigenaar verwerkt en opslaat. Zelf kunt u dat het beste eerst in kaart brengen. Als er nog vragen zijn, mail ons dan gerust.

      Met vriendelijke groet,
      Rianne van de Pas

Laat een reactie achter