Eigenarenservice

Snelle handleiding deel 1: Reageren op reserveringsaanvragen

Rserveringssysteem Bedandbreakfast.nl

Het reserveringssysteem met beschikbaarheidsinformatie op Bedandbreakfast.nl laat aan bezoekers zien welke bed en breakfasts beschikbaar zijn op een gewenste datum. Als je de kalender goed bijhoudt, komt jouw B&B hoger in de lijst van zoekresultaten te staan. In dit bericht leggen we uit hoe je de kalender bijhoudt.

Zodra een bezoeker van Bedandbreakfast.nl het reserveringsaanvraagformulier invult, sturen wij je een e-mail: je hebt een nieuwe reserveringsaanvraag. Om direct te reageren via de eigenarenservice, klik je in deze e-mail op de roze knop ‘Reageer direct’.

mail_NLjpg

Je komt dan (eventueel na inloggen) in de eigenarenservice. Hier zie je een overzicht met de reserveringsgegevens en je beschikbaarheidskalender. Onderaan staat de vraag: “Heeft u beschikbaarheid?”

Reserveringssysteem

Als je beschikbaarheid hebt, klik dan onderin het scherm op ‘Ja’. Het reserveringssysteem zet nu direct een e-mail met een kant-en-klaar antwoord naar de gast voor je gereed. Je kunt eventueel een andere e-mail kiezen door bovenaan het reactieveld te klikken op ‘Selecteer een e-mailsjabloon’. Voor iedere mail die je naar een gast stuurt, is er wel een passende standaard e-mail. Dat scheelt weer tijd!

templates eigenarenservice

Je hoeft alleen maar de gegevens te controleren (je kunt de e-mail ook personaliseren), op ‘Verzenden’ te klikken en je antwoord is verstuurd. De e-mailcorrespondentie met je gasten is eenvoudig terug te vinden in je overzicht van reserveringen.

B&B Reserveringssysteem

Iedere keer na het versturen van een e-mail naar een gast, heb je de mogelijkheid om de status van de betreffende reserveringsaanvraag aan te passen. Je kunt een reserveringsaanvraag drie statussen geven: optie, reservering en geannuleerd.

Bed & Breakfast reserveringssysteem

Is de reservering door jou én de gast bevestigd en dus definitief? Dan moet je de status van de reserveringsaanvraag wijzigen in ‘Reservering’. Lees verder:
Snelle handleiding deel 2: Status van een reserveringsaanvraag wijzigen >>

Over de auteur

Janneke Scheepers

Janneke Scheepers was van 2010 tot 2016 werkzaam als webredacteur bij Bedandbreakfast.nl. Ze heeft veel geschreven over online marketing en regelgeving voor B&B-eigenaren en is mede-auteur van het boek Bed & Breakfast in Nederland. Bovendien heeft Janneke met veel plezier verschillende B&B's bezocht, haar B&B-tips kun je terugvinden op onze B&B gastenblog.

21 Reacties

  • L.S,
    Het reservering systeem is al erg goed, wij hebben er veel gemak van.
    Maar begrijp ik het goed als ik alleen maar via uw site boekingen krijg, ga ik dan lager in de ranking?
    Want dat begrijp ik uit de uitleg in de e-mail.

    Graag uw reactie,
    Met vriendelijke groet,

    Ron Bijkerk

    • Dag Ron, dit is zeker niet het geval. Het gaat erom dat u uw beschikbaarheidskalender up-to-date houdt. Dat kan door definitieve reserveringen kenbaar te maken in het reserveringssysteem (zoals beschreven in de handleiding hierboven). Het maakt voor uw ranking niet uit waar de boekingen vandaan komen. Heeft u hier vragen over, neemt u alstublieft contact op met ons: http://www.bedandbreakfast.nl/contact.

    • Beste heer/mevrouw De Wit/Koelmans,

      Bedankt voor het up to date houden van uw beschikbaarheidskalender op Bedandbreakfast.nl! Het volstaat om de gereserveerde datums aan te merken als ‘Niet beschikbaar’. Op die manier voorkomt u dat de gast een review-uitnodiging ontvangt van zowel Booking.com als Bedandbreakfast.nl. U gebruikt de kalender dus op de goede manier.

  • ls
    het reserveringssysteem voorziet niet in een mogelijkheid van ‘ wel behandeld, maar de gast heeft hierop niet gerreageerd’ nu kan ik alleen ‘ optie ‘ of ‘gereserveerd’ aanvinken of het is niet behandeld. dat klopt dus niet, in veel gevallen. het komt bij mij heel regelmatig voor dat men informatie vraagt, maar nooit laat weten of men wil reserveren. blijkbaar vraagt men info bij meerdere adressen en wordt vergeten mij te antwoorden. dit is voor mij een reden het systeem niet te gebruiken. ook koppeling aan booking.com ontbreekt, ook niet handig. ik ben er helemaal niet blij mee. de ranking maakt bij ons niet zoveel uit, er zijn hier niet zoveel adressen, dus we staan toch wel op de eerste pagina. ik hoor graag jullie reactie,
    vr groet, silvia meyer

    • Geachte mevrouw Meijer,
      U kunt in het geval van een reserveringsaanvraag waarbij u wacht op antwoord van de gast, gewoon de status ‘Optie’ gebruiken. De bewuste aanvraag komt dan als ‘Optie’ in uw kalender te staan maar blijft beschikbaar. Met andere woorden: bezoekers van Bedandbreakfast.nl kunnen deze datum gewoon nog bij uw B&B reserveren. De correspondentie met uw (potentiële) gasten is terug te vinden in uw overzicht van reserveringsaanvragen (zie ook: http://bit.ly/16o0mWy). Past u het reserveringssysteem op deze manier nog eens toe, andere B&B-eigenaren hebben er veel plezier van.
      Wat betreft het ontbreken van een koppeling met Booking.com: het is ons bekend dat hier bij B&B-eigenaren behoefte aan is en het heeft dan ook onze aandacht. Wij vragen om uw geduld.

  • Dag,
    Ben heel blij met het huidige systeem, graag zou ik een koppeling willen met jullie site BB.eu. En ik zou graag een kopie willen van t bericht in mijn maibox. Nu krijg ik van jullie een mail dat er een nw bericht is voor me, maar kan ik niet zien welke booking dat betreft. Ik moet m altijd doorklikken n de site. Soms betreft t een boeking van dezelfde dag en moet ik bv wel even snel een reactie doen en soms is het een gast die over twee weken komt. Die kan dan wachten totdat achter mijn pc zit.

    Verder is de site niet aangepast v mobiele apparaten. Op mijn smart phone is het lastig.

    Succes met de ontwikkelingen

    • Beste Margriet, we zijn blij te horen dat het reserveringssysteem goed bevalt. Wat betreft de koppeling met Bedandbreakfast.eu: dit is sinds kort mogelijk! In dit artikel kun je stap voor stap lezen hoe je de koppeling tot stand kunt brengen: http://bit.ly/15MBBgw. Wat betreft een kopie van de mail in de mailbox: dit is een goede suggestie, bedankt voor de uitleg die je erbij geeft. Wij gaan dit bespreken en indien mogelijk op de agenda zetten.

      Het afhandelen van reserveringsaanvragen op de smartphone heeft onze nadrukkelijke aandacht, het is ons streven dit zo snel mogelijk te realiseren. Zodra hier nieuws over is, hoor je het van ons via de nieuwsbrief en natuurlijk ook op deze blog. Succes met je B&B!

      • Attentie: ik kreeg bij bezoek aan B&B te horen, dat zij last hadden van EU-reserveringen voor langere tijd (2 a 3 weken). Nadat de B&B een bevestiging had verzonden aan betrokkene werd er niet betaald en niet kwam men opdagen. Idee is dat dit gedaan wordt om een (tijdelijke?) verblijfsvergunning te krijgen

    • Beste Karin, het bijhouden van de kalender is precies wat jouw B&B momenteel een goede positie bezorgt op Bedandbreakfast.nl. Als je nu de kalender niet meer zou gebruiken, zou je merken dat dit nadelige gevolgen heeft voor de positie van je B&B. We hebben even gekeken naar je presentatiepagina en die is verder goed ingevuld, met volop foto’s en teksten in zes talen. Aan alle voorwaarden voor een hoge positie op Bedandbreakfast.nl is dus voldaan, al zou je met een uitgebreide vermelding nog hoger komen (uitgebreide vermeldingen staan altijd boven standaard vermeldingen).

  • Hallo

    Voor iemand met een kleine B&B is het helemaal niet handig om de kalender te gebruiken. Ik vind het heel tijdrovend en gebruik niet elke dag de pc. Helaas ontdek ik dat er geen reviews meer geschreven worden omdat ik de kalender niet gebruik. Ik ben hier zeer verbaasd over en voel me erg benadeeld. Ik word min of meer gedwongen de kalender te gebruiken en dat voelt niet goed. En wat mij nog meer verbaasd is dat je hoger in de zoekopdracht komt te staan !! Dit heeft dan toch ook niets meer te maken met kwaliteit en bovendien vind ik dat het ook niet echt bij een B&B past maar bij een hotelketen. Het persoonlijke aspect verdwijnt. Wellicht ben ik de enige die er zo over denkt en ga ik het voordeel er nog eens van inzien maar vooralsnog vind ik dit heel onprettig. En ik hoop dat het weer mogelijk wordt dat iedereen een review kan schrijven, ook zonder kalender.

    Mvg
    Gerda

    • Beste Gerda, het spijt ons te lezen dat u zich benadeeld voelt. Wij stimuleren B&B-eigenaren om hun beschikbaarheidskalender in te vullen, omdat wij de B&B-gast zo goed mogelijk willen bedienen. Van bezoekers krijgen we namelijk het signaal dat zij actuele beschikbaarheidsinformatie willen. Dat kan alleen als B&B-eigenaren hun kalender invullen. Daarom benadrukken wij dit zo sterk en komen B&B’s die de beschikbaarheidskalender actueel houden, hoger in het zoekresultaat te staan. U vindt dat dit niets met kwaliteit te maken heeft en wij respecteren uw mening. Zelf zijn we er echter van overtuigd dat het bieden van complete, up-to-date beschikbaarheidsinformatie juist een extra goede service is naar de B&B-gast toe.

      Met behulp van het reserveringssysteem kunnen wij vaststellen of een gast daadwerkelijk bij een B&B heeft overnacht. Alleen als een reservering is ingevuld in de beschikbaarheidskalender, sturen we een reviewuitnodiging. Op die manier voorkomen we dat mensen reviews plaatsen bij accommodaties waar ze helemaal niet zijn geweest. Dit kwam in het verleden helaas nog weleens voor met alle ongemak van dien. De huidige methode maakt de reviews betrouwbaarder en ook dit is voor onze bezoekers van groot belang.

      Het gebruik van een reserveringssysteem met beschikbaarheidskalender is zeer zeker niet enkel voorbehouden aan grote hotels. Ook voor kleinschalige logies is het heel praktisch. Het reserveringssysteem biedt overzicht en maakt correspondentie met gasten heel makkelijk. U kunt in het reserveringssysteem volledig persoonlijke e-mails opstellen. Gebruik van het reserveringssysteem hoeft dus niet ten koste te gaan van het persoonlijke karakter van uw correspondentie. Ook telefonische boekingen zijn gewoon nog mogelijk. Wel verzoeken wij u dan om deze boekingen handmatig in te vullen in de beschikbaarheidskalender.

      We willen u vriendelijk vragen om bovenstaande handleiding toch eens te doorlopen. Wellicht gaat u het wel heel handig vinden!

    • Beste Edmee, wij hebben het aantal mogelijke statussen indertijd teruggebracht naar 3, om het reserveringssysteem juist makkelijker te maken in het gebruik (minder opties, sneller overzicht). Het is goed voor te stellen dat gevorderde computergebruikers graag zoveel mogelijk opties hebben, maar dat geldt niet voor mensen die minder handig zijn op de computer. Voor hen is het best een uitdaging om het reserveringssysteem te leren kennen. Vandaar dus slechts 3 opties, weergegeven als aanvinkvakjes (voorheen was dat een drop-downmenu).

      Gekozen is voor de status ‘Geannuleerd’ maar deze term kun je breed opvatten. Gelieve dus toch de status ‘Geannuleerd’ te geven wanneer je een reserveringsaanvraag afwijst. Er komt overigens op korte termijn een mogelijkheid om notities te zetten bij reserveringsaanvragen. Je kunt dan bij een aanvraag met status ‘Geannuleerd’ noteren dat het een afgewezen aanvraag betrof wegens onbeschikbaarheid.

  • Hallo.
    Ik zou het een verbetering vinden, als ik van u een mailtje krijg, als ik via het reserveringssysteem een gast beantwoord heb. Nu kan ik dat niet in mijn mailbox zien, waardoor ik ga twijfelen of een klant wel beantwoord is.

    • Beste Ina, bedankt voor je reactie. Een goede suggestie, we zullen deze bespreken bij het bepalen van nieuwe verbeteringen voor het reserveringssysteem.

Laat een reactie achter