Reserveringssysteem

Vrijblijvende Reserveringsaanvragen: wanneer zijn ze Definitief?

Vrijblijvende reserveringsaanvragen Bedandbreakfast.nl

Op Bedandbreakfast.nl doen gasten vrijblijvende reserveringsaanvragen bij aangesloten accommodaties. Een reserveringsaanvraag is echter nog niet direct een bevestigde reservering. Hoe dit proces precies werkt, vertellen we je in dit artikel.

Vrijblijvende aanvragen

Bij alle B&B’s op Bedandbreakfast.nl kun je als gast vrijblijvende reserveringsaanvragen doen. Het woord zegt het eigenlijk al; dit is enkel een ‘aanvraag’, en nog geen definitieve reservering. Soms vinden gasten het fijn om eerst nog wat vragen te stellen, of contact te hebben met de B&B-eigenaar. Ook vinden veel B&B-eigenaren het contact met de gast vooraf, prettig. Als je een reserveringsaanvraag ontvangt, is er dus nog wat actie vereist om dit om te zetten in een definitieve reservering.

Bevestigen door beide partijen

Een reserveringsaanvraag is pas definitief, nadat deze bevestigd is door beide partijen. Niet alleen de B&B-eigenaar moet de aanvraag bevestigen, ook de gast moet bevestigen dat zij dit om willen zetten in een definitieve reservering. Het is dus niet voldoende om direct nadat je een vrijblijvende aanvraag ontvangt, een bevestiging terug te sturen. De gast heeft dan immers nog niet laten weten dat ze definitief willen reserveren. Het reserveringssysteem van Bedandbreakfast.nl inclusief e-mailsjablonen, maakt dit proces eenvoudig en overzichtelijk.

Stap voor stap

Als je een nieuwe reserveringsaanvraag ontvangt, krijg je hiervan direct bericht per e-mail. In de mail klik je op ‘Stuur je reactie’, waarmee je automatisch op de detailpagina van de reserveringsaanvraag in de Eigenarenservice belandt. Op deze pagina zie je de reserveringsgegevens en de beschikbaarheid van de aangevraagde kamer(s). Volg hierna de volgende stappen:

Stap 1
Controleer je beschikbaarheid, en reageer direct op de aanvraag door te kiezen voor ‘Accepteren’ of ‘Weigeren’, bovenaan de pagina

Reserveringsaanvraag accepteren of weigeren

Reserveringsaanvraag accepteren of weigeren

Stap 2
Als de gast welkom is op de aangevraagde data, kies je voor ‘Accepteren’. Vervolgens kies je de juiste status voor de aanvraag. Let op: in de meeste gevallen is dit de status ‘Optie’, in combinatie met het e-mailsjabloon ‘Beschikbaarheid na reserveringsaanvraag’. De gast heeft dan immers nog niets bevestigd. Heb je eerder al direct contact met de gast gehad en weet je zeker dat de reservering door kan gaan? Kies dan de status ‘Reservering’ en stuur de gast een Bevestiging.

Mocht je de aanvraag onverhoopt niet kunnen accepteren, kies dan voor ‘Weigeren’. Je kunt vervolgens gebruik maken van het e-mailsjabloon ‘Geen beschikbaarheid’, of zelf een bericht naar de gast schrijven. Laat altijd weten dat je de reservering helaas niet kunt aannemen, of stel bijvoorbeeld een alternatieve datum voor.

Stap 3
Nadat je de gast hebt laten weten dat je B&B beschikbaar is (met behulp van het sjabloon ‘Beschikbaarheid na reserveringsaanvraag’), wacht je totdat de gast reageert en je aanbod bevestigt. Pas daarna stuur je het sjabloon ‘Bevestiging’ terug naar de gast. De reservering is dan door beide partijen bevestigd!

Stap 4
Zodra de bevestiging verstuurd is, vraagt het systeem of je de status van de aanvraag wil aanpassen. Tot nu was dit waarschijnlijk nog ‘Optie’, omdat de aanvraag nog niet door beide partijen bevestigd was. Je kunt de status nu eenvoudig aanpassen naar ‘Reservering’, en je kalender wordt direct geblokkeerd.

Een aanvraag in optie

Zoals beschreven is een nieuwe reserveringsaanvraag in eerste instantie vrijwel altijd een ‘optie’. Dit wordt een reservering nadat de aanvraag door beide partijen is bevestigd. Merk je dat je niet altijd een reactie van de gast krijgt op je eerste aanbod na de aanvraag? Vermeld dan in het sjabloon ‘Beschikbaarheid na reserveringsaanvraag’ dat als de gast niet reageert binnen een specifieke periode, je de aanvraag zult annuleren. Dat kun je handmatig toevoegen, of aanpassen in de e-mailsjablonen. Zo weten gasten waar ze aan toe zijn.

Status aanpassen reservering

Standaard e-mailsjablonen aanpassen

Optimaal rendement uit je vermelding

Als je de statussen van je aanvragen goed bijhoudt, heeft dit een positief effect op de vindbaarheid van je vermelding op Bedandbreakfast.nl. Wacht daarom niet te lang met het behandelen van je reserveringsaanvragen, en reageer altijd binnen 24 uur. Dit is niet alleen goed voor je positie in het zoekresultaat, maar zo voorkom je ook dat gasten in de tussentijd een andere B&B bevestigen. Wil je meer weten over het behandelen van reserveringsaanvragen? Lees dan onderstaand artikel ook eens goed door!

Behandelen Reserveringsaanvragen

Ook interessant:

Deel dit artikel:

Over de auteur

Avatar

Evi Heijmans

Manager Customer Service bij Bedandbreakfast.nl.

Laat een reactie achter