Vrijblijvende aanvragen
Bij alle B&B’s op Bedandbreakfast.nl kunnen gasten een vrijblijvende reserveringsaanvraag doen. Als je een reserveringsaanvraag ontvangt, is er nog actie vereist om dit om te zetten in een definitieve reservering. Zowel de B&B als de gast moet de aanvraag bevestigen. Is er van beide partijen een akkoord? Dan is de reservering definitief. Gasten vinden het soms fijn om eerst nog wat vragen te stellen, of contact te hebben met de B&B-eigenaar. Ook vinden veel B&B-eigenaren het contact met de gast vooraf prettig.
Reserveringsaanvragen behandelen
Hoe je een reserveringsaanvraag op Bedandbreakfast.nl behandelt, lichten we hieronder stap voor stap toe.
Stap 1
Als je een nieuwe reserveringsaanvraag ontvangt, krijg je hiervan direct bericht per e-mail. In de mail klik je op ‘Stuur je reactie’, waarmee je automatisch op de detailpagina van de reserveringsaanvraag in de Eigenarenservice belandt. Op deze pagina zie je de reserveringsgegevens en de beschikbaarheid van de aangevraagde kamer(s). Volg hierna de volgende stappen.
Stap 2
Controleer je beschikbaarheid en reageer direct op de aanvraag door te kiezen voor ‘Accepteren’ of ‘Weigeren’, bovenaan de pagina.
Als de gast welkom is op de aangevraagde data, kies je voor ‘Accepteren’. Vervolgens kies je de juiste status voor de aanvraag. Let op: in de meeste gevallen is dit de status ‘Optie’, in combinatie met het e-mailsjabloon ‘Beschikbaarheid na reserveringsaanvraag’. De gast heeft dan immers nog niets bevestigd. Heb je eerder al direct contact met de gast gehad en weet je zeker dat de reservering door kan gaan? Kies dan de status ‘Reservering’ en stuur de gast een Bevestiging.
Mocht je de aanvraag onverhoopt niet kunnen accepteren, kies dan voor ‘Weigeren’. Je kunt vervolgens gebruik maken van het e-mailsjabloon ‘Geen beschikbaarheid’, of zelf een bericht naar de gast schrijven. Laat altijd weten dat je de reservering helaas niet kunt aannemen, of stel bijvoorbeeld een alternatieve datum voor.
Reserveringsaanvraag accepteren of weigeren
Stap 3
Nadat je de gast hebt laten weten dat je B&B beschikbaar is (met behulp van het sjabloon ‘Beschikbaarheid na reserveringsaanvraag’), wacht je totdat de gast reageert en je aanbod bevestigt. Pas daarna stuur je het sjabloon ‘Bevestiging’ terug naar de gast. De reservering is dan door beide partijen bevestigd!
Stap 4
Zodra de bevestiging verstuurd is, vraagt het systeem of je de status van de aanvraag wil aanpassen. Tot nu was dit waarschijnlijk nog ‘Optie’, omdat de aanvraag nog niet door beide partijen bevestigd was. Je kunt de status nu eenvoudig aanpassen naar ‘Reservering’, en je kalender wordt direct geblokkeerd.
Een aanvraag in optie
Zoals beschreven is een nieuwe reserveringsaanvraag in eerste instantie vrijwel altijd een ‘optie’. Dit wordt een reservering nadat de aanvraag door beide partijen is bevestigd. Merk je dat je niet altijd een reactie van de gast krijgt op je eerste aanbod na de aanvraag? Vermeld dan in het sjabloon ‘Beschikbaarheid na reserveringsaanvraag’ dat als de gast niet reageert binnen een specifieke periode, je de aanvraag zult annuleren. Dat kun je handmatig toevoegen, of aanpassen in de e-mailsjablonen. Zo weten gasten waar ze aan toe zijn. Het is goed om te weten dat een optie de kalender niet blokkeert. Er kunnen voor die data nog nieuwe reserveringsaanvragen binnenkomen.
Standaard e-mailsjablonen aanpassen
Optimaal rendement uit je vermelding
Als je de statussen van je aanvragen goed bijhoudt, heeft dit een positief effect op de vindbaarheid van je vermelding op Bedandbreakfast.nl. Wacht daarom niet te lang met het behandelen van je reserveringsaanvragen en reageer altijd binnen 24 uur. Dit is niet alleen goed voor je positie in het zoekresultaat, maar zo voorkom je ook dat gasten in de tussentijd een andere B&B bevestigen. Heb je hulp nodig of vragen over het behandelen van reserveringsaanvragen? Neem dan contact op met onze klantenservice.
Ook interessant:
- 3 Tips voor een up-to-date Kalender
- Reserveringsaanvragen Archiveren
- Reserveringsinstellingen om Last Minutes te voorkomen
Deel dit artikel:
